«Ich bin dann mal weg!» – Wie man die eigene Ferienabwesenheit vorbereitet

von Emilia Sommerau, Redaktorin Commercial Publishing bei Somedia Promotion

Wenn die Temperaturen steigen und die Sommerbrise mitsamt der Palmen, dem Strand und dem Meer lockt, dann ist es Zeit, dem Arbeitsplatz den Rücken zuzukehren und sich in den wohlverdienten Urlaub zu verabschieden. Doch bevor man sich an die Packliste für den Koffer machen kann, lohnt es sich einen Blick zurückzuwerfen – auf den Schreibtisch voller Aufgaben und Projekte, die während der Abwesenheit nicht im Chaos versinken dürfen.  

Früh planen lohnt sich doppelt

Nicht nur bei der Buchung von Flug, Hotel und Strandplatz lohnt es sich, früh genug mit der Planung zu beginnen: Auch am Arbeitsplatz ist es ratsam, die Vorgesetzten und Mitarbeitenden rechtzeitig zu informieren. So ist einerseits gewährleistet, dass das Team genug Zeit erhält, um gegebenenfalls Aufgabenbereiche neu zu verteilen, und anderseits stehen die Chancen höher, die gewünschten Urlaubstage bewilligt zu bekommen. Artikel 329c des Schweizer Obligationenrechts besagt nämlich, dass die Arbeitgeber, nicht die Arbeitnehmenden den Zeitpunkt der Ferien bestimmen. Sie sollen lediglich auf die Wünsche der Mitarbeitenden so weit Rücksicht nehmen, wie sich dies mit den Interessen des Unternehmens vereinbaren lässt. 

Der Ist-Zustand muss gelten

Am Arbeitsplatz beginnen die Urlaubsvorbereitungen rund zwei bis drei Wochen vorher – mit einer To-do-Liste. Diese ist unerlässlich, um ja nichts Wichtiges an Projekten und Aufgaben zu vergessen, den Kolleginnen und Kollegen eine aktuelle Bestandsaufnahme der Arbeitslast bieten und allgemein die Übergabe so fliessend wie nur möglich gestalten zu können. Dieser Leitfaden dient ausserdem dem Risikomanagement, denn so können allfällige Engpässe frühzeitig erkannt und aus dem Weg geräumt werden. Die To-do-Liste wird kurz vor dem Urlaub aktualisiert und den Kolleginnen und Kollegen übergeben, damit sie eine wertvolle Orientierungshilfe zur Hand haben. 

Vertretungsregelungen und Übergabe

Eine klar definierte Vertretungsregelung ist entscheidend, um während der Abwesenheit am Arbeitsplatz für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Man sollte anhand der eigenen Aufgaben entscheiden, welche der Kolleginnen und Kollegen in Bezug auf die einzelnen Projekte handlungsfähig, zuständig und kompetent sind. Eine detaillierte Übergabe, bestehend aus der umfassenden To-do-Liste, Updates zum aktuellen Stand der Projekte und potenziellen Engpässen, ist unerlässlich und soll Missverständnisse vermeiden. Eine gut organisierte E-Mail-Struktur (vor allem, wenn Mitarbeitende Zugriff auf diese erhalten) kann Verwirrung und Chaos drastisch reduzieren. Farbkategorien, Filter und Unterordner im Postfach sind beispielsweise solche praktischen Helfer. Ausserdem wird auch die Rückkehr aus dem Urlaub erheblich erleichtert, denn so wird man am ersten Tag am Arbeitsplatz nicht von einer enormen Anzahl an E-Mails überrannt.

Urlaubszeit ist Offline-Zeit

Während der Abwesenheit ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu vertrauen und ihnen Raum für eigenständiges Handeln zu geben. Dank der eigenen Vorbereitung und Übergabe ist Mikromanagement nicht nötig und führt lediglich zu Frustration auf beiden Seiten und einem weniger erholsamen Urlaub. Ein gut funktionierendes Team kann auch ohne die ständige Präsenz einer einzelnen Person erfolgreich arbeiten. Gründliche Vorbereitung und eine kluge Planung der Abwesenheit sind essenziell, um die Erholung optimal zu nutzen und für ein reibungsloses Arbeitsumfeld zu sorgen. Indem man frühzeitig informiert, Aufgaben strukturiert und eine Vertretungsregelung sowie Übergabe vornimmt, kann man sich beruhigt dem wohlverdienten Urlaub hingeben und die Zeit abseits des Arbeitsplatzes in vollen Zügen geniessen.

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