Onboarding leicht gemacht – So integrieren Sie neue Mitarbeitende erfolgreich

1. Vorbereitung ist die halbe Miete

Noch bevor die neue Person überhaupt den ersten Arbeitstag antritt, können Sie viel tun:

• Arbeitsplatz einrichten: PC, Telefon, E-Mail-Adresse, ggf. Zugänge zu Software einrichten.
• Willkommenspaket: Eine kleine Geste – z. B. Firmenkaffee, Notizblock mit Logo oder eine handgeschriebene Karte – wirkt Wunder.
• Team informieren: Wer kommt wann, in welcher Rolle – kurze Info per Mail oder im Teamchat reicht oft schon aus.

Tipp: Wenn Sie einen Einarbeitungsplan vorbereiten, fühlen sich neue Mitarbeitende gut strukturiert begleitet.

 

2. Der erste Tag: Der Ton macht die Musik

Der erste Eindruck zählt – und der entsteht nicht nur beim Bewerbungsgespräch.

• Persönliche Begrüssung: Idealerweise durch Vorgesetzte oder direkte Kolleg*innen.
• Vorstellungsrunde: Wer gehört zum Team? Wer ist wofür zuständig?
• Büroführung / Standort-Tour: Auch Kaffeemaschine, Pausenraum oder Parkplatz sind wichtig.

Extra-Tipp: Eine gemeinsame Mittagspause am ersten Tag fördert sofort den sozialen Anschluss.

 

3. Einarbeitung strukturieren – aber flexibel bleiben

Eine klare Einarbeitungsphase vermittelt Sicherheit. Dabei gilt:

• Ziele und Erwartungen kommunizieren: Was wird in den ersten Wochen erwartet?
• Check-ins vereinbaren: Wöchentliche Feedbackgespräche (10–15 Minuten) helfen beim Ankommen.
• Lernbegleitung definieren: Wer ist erste Ansprechperson für Fragen?

Gerade in kleineren Betrieben empfiehlt sich ein Onboarding-Pate – jemand aus dem Team, der nicht disziplinarisch vorgesetzt ist, aber fachlich oder kulturell Orientierung bietet.

 

4. Kultur & Werte vermitteln

Technische Prozesse lassen sich schnell lernen – die Unternehmenskultur eher nicht. Deshalb:

• Was ist uns wichtig? Offenheit? Präzision? Eigenverantwortung?
• Wie wird kommuniziert? E-Mail, WhatsApp, persönlich?
• Wie gehen wir mit Fehlern um? Offenheit schafft Vertrauen.

Besonders in familiär geprägten Betrieben der Südostschweiz ist Transparenz über Erwartungen zentral, damit neue Mitarbeitende nicht das Gefühl haben, „hineinzustolpern“.

 

5. Digitales Onboarding nicht vergessen

Falls Mitarbeitende teilweise remote arbeiten oder Homeoffice nutzen:

• Videokonferenzen für Check-ins nutzen
• Digitale Willkommensmappe mit wichtigen Infos (Abläufe, Ansprechpartner, Tools) bereitstellen
• Virtuelle Teamevents oder kurze „Kaffeepausen-Calls“ fördern Integration auf Distanz

 

Fazit: Onboarding ist mehr als „Herzlich willkommen“

Ein durchdachtes Onboarding stärkt nicht nur die Bindung neuer Mitarbeitender, sondern spart auch langfristig Zeit und Kosten. Denn wer sich wohlfühlt, bleibt – und bringt sich schneller produktiv ein.
Auch kleine Unternehmen in der Südostschweiz können mit einfachen Mitteln Grosses bewirken – es braucht dazu kein grosses HR-Team, sondern vor allem: Herzlichkeit, Struktur und eine offene Kommunikation.