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Weniger bringt mehr: Wie man mit weniger Aufwand effektiver arbeiten kann

Veröffentlicht am 07.06.2023
Mit der Pareto-Methode identifiziert man die wichtigsten Aufgaben.
Ein Arbeitstag besteht aus rund acht Stunden und doch wird die To-Do-Liste immer länger: Zeit- und Ressourcenmanagement hat sich zu einer der grössten Herausforderungen im Büroalltag entwickelt. Mit der Pareto-Methode kann man das Arbeitsleben optimieren.

von Emilia Sommerau, Redaktorin Commercial Publishing bei Somedia Promotion

Basierend auf einer Theorie von italienischem Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto wurde die sogenannte Pareto-Methode oder auch 80/20-Methode entwickelt. Diese besagt, dass 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse durch knapp 20 Prozent des Aufwandes erreicht wurden. Einfach gesagt: Ein kleiner Teil der eigenen Arbeit führt zum grössten Teil der Ergebnissen während der grösste Teil der Anstrengungen unproduktiv ist.

Das Wichtigste kommt zuerst

Mit der Pareto-Methode kann man die eigenen Ressourcen ideal einsetzen und das meiste aus dem Arbeitstag herausholen. Den Arbeitstag sollte man jeweils damit beginnen, die eigenen Projekte und Aufgaben zu analysieren: Welche noch so kleinen Aufgaben haben den grössten Einfluss auf die Ziele und können die meisten Ergebnisse liefern? 
Die Aufgaben werden im Anschluss nach ihrer Bedeutung oder dem Einfluss auf die Ziele priorisiert und sortiert. Diese neue To-Do-Liste kann nun noch weiter reduziert werden, sodass man die eigenen Ressourcen nur noch optimierter einsetzen kann.

Delegation und Eliminierung der Aufgaben

Alle Aufgaben, die andere genauso gut oder sogar besser erledigen können als man selbst, sollten von der eigenen To-Do-Liste entfernt werden. Diese Aufgaben delegiert man nun an diese Teamkolleginnen und -kollegen. So bleibt mehr Zeit für die Erledigung der eigenen Aufgaben. 
Sollten sich Aufgaben auf der To-Do-Liste befinden, die wenig oder sogar gar keinen Einfluss auf die Ziele haben, sollte man diese eliminieren oder mindestens zu automatisieren versuchen. Viele Programme oder auch Vorlagen für Outlook etc. können hier Aushilfe schaffen. 

Die eigentlichen 20 Prozent

Nach diesen Vorbereitungen bleibt eine stark reduzierte und ideal priorisierte To-Do-Liste übrig, welcher man sich nun annehmen kann. Um die Produktivität so hoch wie nur möglich zu halten, sollte man Multitasking vermeiden und sich am Prinzip des Mono-taskings orientieren. Durch die Konzentration auf eine exklusive Aufgabe können hochwertigere Ergebnisse erzielt werden. 
Um das Zeitmanagement noch weiter zu optimieren bieten sich Strategien wie die Pomodoro-Technik (Konzentration ohne jegliche Aufgaben für ein Intervall von rund 25 Minuten mit einer kurzen Pause zwischen den Blöcken) an. Ausserdem sollten die Deadlines realistisch bleiben und Ablenkungen eliminiert werden. 

Es ist wichtig zu beachten, dass die Pareto-Methode nicht bedeutet, dass man sich nur auf ein Minimum an Aufgaben konzentrieren sollte. Vielmehr geht es darum, die wichtigsten Aufgaben auf der To-Do-Liste zu identifizieren dementsprechend zu priorisieren. Andere Aufgaben müssen immer noch erledigt werden, wenn auch erst im Anschluss.

Bild: 123rf